各省、自治区、直辖市档案局、馆，各计划单列市档案局、馆，新疆生产建设兵团档案局、馆，中国人民大学档案学院：
  全国电子文件中心建设经验交流会议于2007年4月26—27日在江苏、安徽召开。现将国家档案局局长、中央档案馆馆长杨冬权同志在会议上的讲话印发给你们，请结合本地区的实际情况贯彻执行。

 

 

国家档案局中央档案馆
二○○七年四月三十日

 

 

  附：

杨冬权

同志们：
　　最近，中共中央政治局候补委员、中央书记处书记、中央办公厅主任王刚同志对档案部门进一步加强电子文件管理工作作出了重要批示。现在我向大家传达这一重要批示。
　　王刚同志在批示中指出，“随着信息化的深入发展，电子计算机在党和政府工作中得到广泛应用，电子文件的长久保存、集中管理和有效利用正成为国家档案工作的重要组成部分。近年来，我国档案部门对电子文件的归档管理工作进行了积极探索，取得了明显成效，积累了宝贵经验。面对新形势新任务，国家档案局要商有关部门深入研究，全面规划，积极推动电子文件管理规范化、法制化进程，努力建立有中国特色的电子文件管理体系，更好地为党和人民的事业服务。”
　　王刚同志的重要批示，高屋建瓴地指出了在信息化发展新形势下电子文件管理在我国档案工作中的地位、作用，和档案部门加强电子文件管理工作的重要性、紧迫性，充分肯定了近年来全国各级档案部门在开展电子文件管理工作方面所取得的成绩，从战略高度提出了电子文件管理工作的发展目标和努力方向，充分体现出党和国家对电子文件管理工作的高度重视和关切。在当前国家信息化快速发展，电子政务扎实推进，电子文件、电子档案大量产生的形势下，这一批示非常及时，非常重要，它使我们进一步明确了当前电子文件管理工作的发展方向，那就是对电子文件管理实行规范化、法制化，建立有中国特色的电子文件管理体系，更好地为党和人民的事业服务。这对我们档案工作者是一个巨大的支持和鼓舞，更加坚定了档案部门做好电子文件管理工作的信心，将有利于理顺电子文件管理体制、机制上的各种关系，有利于我们从国家层面、法规层面、服务层面上去同有关部门共同规划和推动电子文件管理工作。王刚同志的重要批示不仅对做好电子文件管理工作具有重要指导意义，而且对今后一个时期全国档案事业的发展也具有重要指导意义，我们一定要认真学习、深刻领会、坚决贯彻王刚同志的批示精神，以批示精神为指导，全面加强电子文件管理工作，促进档案工作紧紧跟上信息时代的步伐。我们这次会议，就是学习贯彻批示精神的一个实际措施。
　　这次会议是经中共中央办公厅批准召开的，会议的主要内容是：学习贯彻王刚同志重要批示，考察、交流、总结、推广各地建设电子文件中心的先进经验，研究和部署进一步推进电子文件中心建设和电子文件管理工作。
　　王刚同志对电子文件管理工作十分重视，近几年来，多次作出重要指示。2000年12月9日，他在全国档案工作会议上讲话指出：“要认真研究和处理信息化带来的电子文件归档和电子档案管理等新情况，积极探索和解决信息化进程中出现的信息安全等新问题，确保电子档案的完整与安全。”2001年12月15日，他在全国档案局长馆长会议上又要求在电子文件归档和电子档案管理等方面加大工作力度，尽快取得实质性进展。2003年7月13日，他又就国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》作出重要批示，指出：“要针对电子公文的特点，进一步研究解决保真、保密和保存等问题，使电子公文和纸质公文一样得到科学保管和有效利用。”
　　王刚同志为什么如此重视电子文件的管理呢？因为电子文件是信息社会中党务、政务运行的一个重要手段，是信息化条件下文件和档案的一种新型载体，是我国档案信息资源的重要组成部分。但是，在我国目前技术应用的情况下，电子文件又具有一些很明显的弱点。一是它在运行过程中内容容易被窃取和改动，信息容易发生丢失，黑客和病毒这两大顽敌时时威胁着它的安全；二是它本身不能被人们直接读取，必须借助于专门设备，而这些设备的更新又很快，过若干年这些读取设备可能就会从社会上消失，那时，电子文件就变为无法读取的死信息。正因为电子文件有着这样一些显而易见、难以克服的弱点，因此，很多信息专家和有识之士担心今天的信息社会，在未来很可能变为信息空白的社会。王刚同志多次对电子文件管理问题作出重要指示，并针对电子文件的弱点，明确提出要解决电子文件的保真、保密和保存等问题，就是为了防止电子文件的失真、失密和信息消失，防止由于电子文件出现问题而影响党务、政务的正常运行，影响国家档案资源的积累。
　　由于电子文件是档案的一种新的形态，因此，做好电子文件的管理，是档案部门和档案工作者在信息化条件下责无旁贷的历史责任。那么，怎么样做好电子文件的管理呢？近年来，一些地方的档案部门，吸收世界上发达国家的经验，开始在档案馆建立电子文件中心，集中统一地对本地区各单位形成的电子文件进行接收、鉴定、备份保存并提供利用，这就使电子文件有了专门的处理和管理部门，有利于电子文件得到信息保真和安全保存。这是建立有中国特色的电子文件管理体系的一项重要探索，具有标志性的意义，目前在国际档案界也具有先进性，是我国档案工作者值得引以自豪的一项创举。电子文件中心的建立，必将为电子文件的完整收集、安全保存以及有效控制与利用提供有力的保障。我们这次会议的召开，将使我国的电子文件中心建设经验得到更好的总结，并在更大范围、以更快速度进行推广，切实推动我国电子文件中心的全面建设，从而推进以电子文件中心为重要标志的有中国特色电子文件管理体系的全面建立。

 

杨冬权

同志们：
　　这次会议是国家档案局召开的专门研究电子文件中心建设工作的一次重要会议。会上，我们共同学习了中共中央政治局候补委员、中央书记处书记、中央办公厅主任王刚同志最近对电子文件管理工作的重要批示。大家学习以后深受鼓舞，再一次真切感受到了中央领导同志对电子文件管理工作和档案工作的高度重视和亲切关怀，进一步明确了当前电子文件管理工作的发展方向，也更加坚定了做好电子文件管理工作的信心。对王刚同志的重要批示，我们不仅要用来指导这次会议，更要用来指导我们今后的电子文件管理工作。我们一定要在全国档案系统进一步深入学习和领会，把握精神实质，切实贯彻落实，把电子文件中心建设好，并以此为突破口，全面建立有中国特色的电子文件管理体系，为党和人民的事业服务。
　　会上，代表们实地考察了江苏常州市、张家港市、江阴市和安徽省、合肥市电子文件中心建设的情况，听取了天津、上海、江苏、安徽、山东、广东、四川、陕西等8个省市档案部门开展电子文件中心建设和电子文件管理工作的经验和做法，并就电子文件管理工作进行了深入的交流，对电子文件中心建设工作有了更加直观的、感性的认识。大家一致认为，这次会议通过学批示、听汇报、看实例，明确了一个方向，那就是建立有中国特色的电子文件管理体系；找到了一种形式，那就是建设电子文件中心；营造了一种气氛，那就是必须尽快地开展行动来确保电子文件的长久保存、集中管理和有效利用；推出了一批典型，使大家看到电子文件中心应建成什么样以及应该怎么搞。这次会议开得非常成功，达到了加深理解、统一认识、明确方向、坚定信心的目的，对于加快推进全国电子文件中心建设和电子文件管理体系建立必将起到积极的推动作用。
　　下面，我就如何进一步贯彻落实王刚同志重要批示精神，建立有中国特色的电子文件管理体系，讲三点意见。
　　一、进一步认识做好电子文件管理工作的重要意义
　　正如王刚同志在批示中指出的那样，“随着信息化的深入发展，电子计算机在党和政府工作中得到广泛应用，电子文件的长久保存、集中管理和有效利用正成为国家档案工作的重要组成部分。”因此，认真做好电子文件的管理工作，确保电子文件的长久保存、集中管理和有效利用，是档案部门一项责无旁贷的任务。认真完成好这项光荣任务，对于国家信息化建设、国家记忆长久传承、服务于构建社会主义和谐社会，都具有重要的现实意义和深远的历史意义。
　　第一，做好电子文件管理工作有利于国家信息化建设的健康发展。近二十年来，信息化浪潮席卷全球，信息技术广泛应用，对社会生活的各个方面产生了日益深刻的影响。随着国家信息化建设的不断推进，电子政务、电子商务、办公自动化等日益普及，计算机辅助设计、网上审批、电子邮件传输等信息化手段的普遍应用，都为政府效能提高、企业生产经营发展、人民生活办事便捷提供了新的平台。伴随着数字技术、网络技术的发展，各种类型电子文件大量产生，并逐步成为各项社会实践真实记录的重要组成部分，因此，电子文件管理工作正在成为国家档案工作的重要组成部分。去年国家档案局组织的一项调查表明，中央和国家机关、中央企业已有将近80％的单位采用了办公自动化或电子政务系统，共已产生各种类型电子文件近2亿件，成为各项工作真实记录的重要组成部分。早在2003年，王刚同志就明确指出：“电子公文的归档与管理，档案信息资源的开发与利用，都是国家电子政务建设的重要内容和基础性工作。”在办公自动化和电子政务飞速发展的形势下，电子文件大量产生并日益成为各级党委、政府有效施政的一种重要手段，电子文件管理工作已经成为国家电子政务建设的重要组成部分和基础性工作。
　　第二，做好电子文件管理工作有利于国家记忆的长久传承。档案是文件的归宿，电子文件和电子档案联系更加紧密，信息化条件下，文档一体化已经成为普遍共识，电子文件管理工作做得如何将直接影响电子档案的真实、完整、长期可读；电子文件、电子档案也必将成为未来档案馆馆藏的主体。温家宝总理今年在《政府工作报告》中强调指出，要“搞好文化遗产、自然遗产和档案保护”，“十一五”期间，中央财政用于国家重点档案抢救和保护的补助经费达到了每年9000万元，这体现了党和政府对档案保护工作的高度重视，更说明了做好档案保护工作、最大限度延长档案寿命的极端重要性。电子档案是国家档案信息资源的重要组成部分，也有必要采取措施加以保护。根据国家档案局的调查，目前产生的电子文件种类复杂、格式多样，已经高达数十种；操作系统、自行开发的应用系统多种多样，也有几十种；电子文件管理的责任部门不统一，将近50％由档案部门管理，其余的由信息技术部门、文件管理部门、业务部门或者几个部门共同管理。这种情况，不利于电子文件的安全保管、长久流传和共享利用，直接影响到国家数字记忆的保存和电子政务效能的发挥。做好电子文件管理工作，将有助于从源头上规范电子文件的形成、管理、归档，确保电子档案的真实、完整、长期可读，从而有利于国家记忆的长久传承。
　　第三，做好电子文件管理工作有利于档案工作为构建社会主义和谐社会服务的全面开展。党的十六届六中全会作出的《中共中央关于构建社会主义和谐社会若干重大问题的决定》，要求建设服务型政府，强化社会管理和公共服务职能。随着国家信息化建设的加快推进，电子政务已经成为政府改善服务、强化管理的重要手段，管理好随之产生的电子文件、电子档案，就成为档案部门面临的新课题，而做好电子文件管理工作是做好信息化条件下档案工作的前提和基础。以为领导决策服务、为各部门工作服务、为广大人民群众服务为目的，积极主动地做好电子文件管理工作，将有利于档案工作为构建社会主义和谐社会服务的全面开展。
　　二、进一步总结推广电子文件管理工作的基本经验
　　王刚同志在批示中指出，“近年来，我国档案部门对电子文件的归档管理工作进行了积极探索，取得了明显成效，积累了宝贵经验。”我们通过这次会议，初步交流了各地档案部门开展电子文件管理工作的具体做法和好的经验，下一步，我们要进一步总结、提炼档案部门开展电子文件管理工作的成功经验，继续深入探索开展电子文件管理工作的路子，凡是好的经验、好的做法，都要及时地进行总结，在全国范围内推广普及。
　　我国档案部门在十多年前就开始关注电子文件管理问题，并在抓研究、抓规范、抓试点方面做了一些工作。国家档案局每年都安排一定数量的科技项目对电子文件管理问题进行研究和探索，取得了许多重要成果。国家档案局制定发布的《全国档案信息化建设实施纲要》，对电子文件管理工作提出了明确要求，并安排在部分中央和国家机关、省市档案局馆进行试点实践。近几年，国家档案局先后制定发布了《电子公文归档管理暂行办法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《电子文件归档与管理规范》、《公务电子邮件归档与管理规则》等法规和技术标准，为电子文件的规范化、科学化管理奠定了一定基础，是我们开展电子文件管理工作的基本政策依据和应当遵循的业务规范。
　　当前，一些省市档案部门正在开展的电子文件中心建设，是新形势下电子文件管理工作在体制、机制上的一个创新。实行区域内电子文件的集中统一管理，有利于电子文件的安全保管、共享利用、长久保存；也从一个方面解决了信息化建设中存在的重复投资、重复建设问题，体现了集约化、专业化的发展方向。档案部门开展电子文件中心建设，能够更好地实现文档一体化的管理理念，保证电子文件、电子档案的真实性、完整性；电子文件中心也从制度层面扫除了档案馆提前接收电子文件进馆的障碍，有利于国家档案馆更好地履行科学整合各类档案资源的职能。特别重要的是，建立电子文件中心，也是落实不久前国务院公布的《中华人民共和国政府信息公开条例》的一项有力措施。《条例》要求，各级人民政府要在档案馆设置政府信息查阅场所，为公民、法人或其他组织获取政府信息提供便利。电子文件中心的建立可以为社会各界人士查阅公开的电子政务信息提供便利，使其成为各级政府的信息查阅场所。所以，建立电子文件中心是目前我国档案工作中的一项战略之举，迫切之举，重要之举。我们必须不断总结各地电子文件中心在建设、运行中的经验和教训，在全国档案部门进一步推进这项工作。
　　电子文件中心如何建设、管理和运行，这次会议上，江苏、安徽等8个省市作了典型发言，交流了他们的做法经验，都很有特色，都有很多值得推广借鉴之处。比如，江苏省在组织规划上的全省统筹、整体推进模式，陕西省在项目启动上的着眼安全、备份入手的思路，安徽省在具体实施上的标准先行、分步实施的策略等，都为电子文件中心建设提供了可资借鉴的宝贵经验。此外，天津市注重创新和把科研作为切入点，上海市以基层试点为基础推动不同工作模式并互相促进，山东省采取以数字档案馆建设带动电子文件管理，广东省率先将全省电子文件管理工作与电子政务同步协调发展，四川省以介入党政网建设为突破口等等，都是值得充分肯定和学习借鉴的好做法。
　　近年来，中国人民大学档案学院紧密跟踪国际国内电子文件管理前沿研究，对永久保护电子文件真实性国际项目、美国电子文件档案馆项目、国际标准化组织开放档案信息系统参考模型等进行了系统的研究，并将理论研究与实际应用相结合，利用自身的人才优势，与档案管理部门合作，参与电子文件中心建设，为推进全国电子文件管理工作做出了重要贡献。我们在今后要进一步充分发挥他们在这方面的作用。
　　三、进一步提高电子文件管理工作的水平
　　王刚同志在批示中明确要求，“面对新形势新任务，国家档案局要商有关部门深入研究，全面规划，积极推动电子文件管理规范化、法制化进程，努力建立有中国特色的电子文件管理体系，更好地为党和人民的事业服务。”各级档案部门要深入贯彻落实王刚同志重要批示精神，认真总结电子文件管理工作经验，进一步加强研究，创新工作思路，在实践中大胆探索，努力把电子文件管理工作做得更好。
　　(一)实施三大战略，确保电子文件中心建设各项工作落到实处
　　第一，实施项目带动战略。电子文件中心建设涉及面广、经费投入较多、工作难度较大，实施项目带动战略，有利于顺利推进这项工作。各地档案部门要同各相关部门加强联系，加大争取力度，力争把电子文件中心建设项目列入当地信息化发展规划，以具体务实的项目带动电子文件管理各项工作落到实处，使其政策上有依据，经费上有保证，与各部门协调关系上有保障。
　　第二，实施标准化战略。标准化在信息化发展中具有举足轻重的作用。我们在纸质文件和档案的管理中形成了一整套业务标准和技术规范，电子文件、电子档案的管理更需要科学、完整的标准体系来规范。目前，电子文件、电子档案管理的标准研制工作刚刚起步，我们要跟踪国际、国内相关研究的最新发展状况，总结我国电子文件、电子档案管理的实践经验，研制形成具有中国特色的电子文件、电子档案管理标准体系。
　　第三，实施科技进步战略。创新是永恒的主题。从发达国家开展电子文件管理工作已有经验和我国近几年的实践看，都是科研先行。我们必须实施科技进步战略，不断研究电子文件管理中出现的新问题，使电子文件管理工作沿着科学化、规范化、标准化的方向发展。
　 (二)抓好三个结合，带动档案信息化建设水平整体跃升
　　第一，电子文件中心建设与数字档案馆建设相结合。数字档案馆是信息时代档案馆的发展方向，是档案信息化建设整体水平的集中体现。电子文件中心是数字档案馆的有机组成部分，是数字档案馆的前端和入口，是数字档案馆与电子政务各系统连接的桥梁和纽带。电子文件中心建设和数字档案馆建设一定要在流程、标准、技术、软件设计、硬件配置等方面相互衔接，相互匹配。
　　第二，电子文件管理工作与档案信息资源开发利用工作相结合。信息资源开发利用工作是当前信息化建设的核心。档案信息资源是国家信息资源的重要组成部分，加强档案信息资源开发利用工作是近期国务院信息化工作办公室和国家档案局共同推进的一项重要工作。电子文件是当前新产生政务信息资源的重要源头，做好电子文件管理工作对于进一步提高档案信息资源开发利用的水平和效率，促进档案利用与政务信息公开有机结合将起到非常重要的作用。
　　第三，发挥电子文件的作用与档案网站建设相结合。档案网站是档案工作面向社会的重要窗口，是信息时代发挥档案信息资源作用的一个重要渠道。通过档案网站实现电子文件方便、快捷的利用，可以使文件利用和档案利用有机结合，发挥档案部门信息资源的综合优势。
　 (三)处理好三个关系，促进档案事业整体持续健康发展
　　第一，处理好电子文件中心建设与新的档案馆舍建设的关系。近几年，随着我国经济建设的不断发展和档案数量的不断增长，新一轮档案馆舍建设正在许多省市陆续展开。国家档案局正在和国家发改委共同调研，研究起草《档案馆建设规范》，争取中央财政对中西部地区档案馆建设的补助经费。电子文件中心建设离不开相关的设施设备，需要一定的机房、存储备份等馆舍建筑要求，各地在进行馆舍建设时要充分考虑电子文件中心建设的相关要求，在管线布局、机房建设、硬件设施等方面提前设计、统筹安排。
　　第二，处理好电子文件管理与档案保护工作的关系。电子文件的出现对传统档案保护工作是巨大的挑战。温家宝总理要求我们加强档案保护工作，我们要全面贯彻落实到具体工作去，既要做好传统载体档案信息的保护，又要以传统档案保护技术为基础，研究新的技术方法，解决电子文件的载体选择、长久安全保存、真实性显现、损伤信息恢复等方面问题。
　　第三，处理好电子文件管理与档案基础业务建设的关系。电子文件管理与档案基础业务建设是相辅相成的关系。电子文件管理一定要以传统档案业务管理的成熟理论、技术、方法为指导，保证电子文件管理的科学、有序；档案基础业务建设要充分借鉴电子文件的全新管理模式，提高档案管理的信息化水平。通过电子文件管理和档案基础业务建设工作的相互促进，使档案事业实现健康可持续发展。
　　这次会议，只是我们在推动电子文件中心建设和有中国特色电子文件管理体系建立方面的一个起始动作，下一步我们还会有一系列跟进动作。这次会议结束后，与会同志要把这次会议的精神向主要领导和领导班子迅速汇报。各级档案局馆的领导班子，都要把电子文件中心建设工作列入议事日程或考虑范围。要学习借鉴世界各国和我国各地电子文件中心建设的成功经验，实事求是、因地制宜地采用适合于本地区电子文件管理的最佳模式。在模式上全国不搞一刀切，但无论采取什么模式，都必须达到长久保存、集中管理和有效利用电子文件这一基本要求。
　　同志们，电子文件管理工作为档案工作更好地服务于党和国家的各项事业构建了新的平台，为档案事业的可持续发展注入了新的活力。让我们紧密团结在以胡锦涛同志为总书记的党中央周围，以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，认真贯彻落实王刚同志关于电子文件管理工作的重要批示精神，勇于创新，扎实工作，把电子文件管理工作推向一个新的阶段，以服务和谐社会建设的实际行动和优异成绩迎接党的十七大胜利召开。